Fédération préfectorale des institutions médicales démocratiques d’Aomori

Réduction significative des coûts et des temps de déplacement, élimination des risques de conduite sur neige. Plus forte présence des membres du comité pouvant conduire à une plus vaste utilisation médicale.

Motivation de l’installation

La fédération préfectorale des institutions médicales démocratiques d’Aomori (Japon) organise des réunions bimensuelles rassemblant les administrateurs des hôpitaux et des médecins. Cependant, plusieurs problèmes sont apparus : premièrement, se rendre au lieu de réunion présente un problème de sécurité. Dans la préfecture d’Aomori, les principales zones urbaines sont éparpillées, ce qui pousse certains participants à conduire deux heures et demie pour se rendre à une réunion. Conduire sur des routes lourdement enneigées en hiver présente un grand danger, ce qui éveille des inquiétudes pour la sécurité des participants. Deuxièmement, conduire est une grande source de fatigue. Étant donné que les réunions en semaine commencent généralement en début de soirée pour finir dans la nuit, les heures de conduite étaient susceptibles d’affecter le travail des participants le lendemain d’une réunion. C’est pourquoi plusieurs personnes ont demandé à améliorer la méthode d’organisation des réunions. Troisièmement, le bureau principal de la fédération versait une compensation et remboursait les frais de déplacement aux participants : réduire les dépenses en améliorant le fonctionnement était devenu une priorité. Forte de ces constatations, la fédération a commencé à envisager l’installation d’un système de visioconférence HD afin d’organiser des réunions fructueuses sans que les participants n’aient besoin de se déplacer.

La fédération des institutions médicales démocratiques est l’une des plus grandes organisations médicales japonaises et compte environ 20 institutions de la préfecture d’Aomori parmi ses membres. Elle consacre ses activités à aider les médecins et infirmiers à anéantir toute discrimination et à fournir des soins médicaux intégrés afin que chacun puisse recevoir des traitements médicaux ou des soins infirmiers sûrs et fiables, quels que soient l’heure et le lieu. Afin d’éviter l’apparition de déserts médicaux, la fédération se concentre sur l’augmentation du nombre de médecins et d’infirmiers avec le soutien de nombreux résidents locaux et professionnels de la santé. Elle prévoit actuellement d’accroître le nombre de bases connectées, qui est actuellement de trois, afin d’organiser ses réunions plus efficacement à l’avenir.

Critères de sélection d’un système

En plus de la haute qualité des images et du son offerte par le système de visioconférence HD, un autre critère essentiel pour le choix de l’installation était un plan de ligne IP-VPN fiable qui soit à la fois économique et facile à introduire. Nous avons effectué trois démonstrations au total. Lors des deux dernières démonstrations, nous avons en fait configuré le système et connecté les trois bases de la fédération à la demande de cette dernière. La démonstration finale a servi au déroulement d’une réunion ordinaire du comité à l’aide du système de visioconférence HD. Cette démonstration a eu un tel impact que les membres du comité ont décidé sur-le-champ d’installer le système. En proposant un plan de ligne de communication en partenariat avec un spécialiste, nous sommes parvenus à soumettre rapidement un plan adapté qui satisfaisait les besoins du client.

Impact de l’installation

En connectant trois bases, le système de visioconférence HD a réussi à réduire significativement le temps passé sur la route et les frais de déplacement. De plus, il a minimisé les risques de sécurité induits par les routes enneigées en hiver. Le système de visioconférence HD a éliminé la nécessité pour les participants de partir en voyage d’affaires pour être présents aux réunions ordinaires du conseil et aux nombreuses réunions du comité, facilitant ainsi la modification du planning des participants et augmentant par conséquent le taux de participation. Actuellement, le système de visioconférence HD est utilisé activement dans les réunions tenues volontairement par les jeunes médecins et les internes. Il sert aussi à des réunions entre médecins spécialisés de différents hôpitaux. Le système est donc utilisé pour des applications très diverses.

Configuration et fonctionnement du système