DocStor équipe AkzoNobel avec des scanners Panasonic

AkzoNobel, leader mondial de revêtements et fabricant de produits chimiques spéciaux, a choisi les scanners Panasonic pour numériser, indexer et stocker en toute sécurité les dossiers papier de ses employés au Royaume-Uni.
Le projet visait à fournir un système capable de numériser en toute sécurité plus de 4 000 dossiers d’employés et de les transférer vers une solution Web sécurisée hébergée sur le serveur du service des ressources humaines du centre de données d’AkzoNobel.
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Gary Winstanley, responsable du service partagé des ressources humaines chez AkzoNobel au Royaume-Uni, explique : « L’entreprise a d’abord évalué les domaines cruciaux pour lesquels une approche en ligne sécurisée permettrait d’offrir une meilleure protection des informations vitales contre les sinistres éventuels. Les dossiers papier des employés en faisaient partie.
« Compilés au cours des nombreuses années d’existence de notre entreprise, les dossiers de nos employés ayant le plus d’ancienneté peuvent s’avérer très volumineux. Par conséquent, générer des dossiers de sauvegarde au format papier aurait été une activité chronophage et peu respectueuse de l’environnement en raison de la quantité de papier utilisée.
Nous avions besoin d’un système Web optimal capable de protéger nos dossiers papier contre des menaces comme des inondations ou des incendies. En plus de la création d’un centre de services partagés pour le département des ressources humaines, l’équipe avait besoin d’un accès centralisé aux dossiers des employés. Nous avons donc opté pour la solution la plus rentable et la plus productive, à savoir convertir les dossiers papier existants en archives électroniques centralisées. »

UNE SOLUTION INTÉGRÉE

La direction d’AkzoNobel a ensuite demandé une solution de documentation peu encombrante qui éviterait au personnel d’effectuer des tâches quotidiennes sur papier et qui fournirait un accès partagé, afin de maximiser l’efficacité de l’entreprise.
Désireuse d’optimiser le budget imparti, la direction d’AkzoNobel a sélectionné une solution de numérisation et d’archivage de documents DocStor qui comprend les scanners KV-S7065, KVS7075C et KV-S2048C de Panasonic sélectionnés chez ImagingXtra. « L’interface facile à utiliser de Panasonic et le fonctionnement intuitif de ses scanners permettent à nos équipes de s’en servir avec un simple niveau de formation », indique Gary Winstanley. « De plus, les scanners Panasonic s’intègrent sans problème aux logiciels DocStor et nous permettent de bénéficier ainsi d’une solution complète. »
Tony Crook, de Panasonic, ajoute : « Le KV-S7075C de Panasonic est un scanner à plat capable de charger des documents automatiquement. Idéale pour le travail de bureau d’un service similaire au projet Akzonobel, l’unité intègre des fonctionnalités avancées et présente une grande performance pour donner une solution de numérisation polyvalente. »
La reconnaissance automatique N&B/Couleur distingue les pages couleur des pages en noir et blanc afin de réduire la taille des fichiers et de garantir un processus de numérisation des plus efficaces. Des consommables à fort rendement et faciles à remplacer minimisent également le temps d’arrêt en cours d’utilisation.
« Le scanner KV-S7075C de Panasonic est une solution de numérisation intelligente qui garantit une grande qualité et présente une performance exceptionnelle à chaque utilisation. C’était donc un choix évident pour une partie critique de ce projet », ajoute Tony Crook.
Par ailleurs, un scanner Panasonic KV-S2048C pour service est consacré à la saisie des documents courants. Les dossiers sont numérisés, renvoyés si nécessaire aux DRH, indexés puis stockés. Le scanner KV-S2048C de Panasonic est le moyen idéal pour mettre à niveau et compléter n’importe quelle solution de gestion documentaire d’un service. Grâce à sa fonction de numérisation couleur recto verso et à la gestion papier toujours fiable, le KV-S2048C est un outil d’archivage fiable de toute la documentation routinière d’AkzoNobel.
Avoir recours aux scanners de Panasonic comme éléments d’une solution globale fut un moyen de garantir à la direction d’AkzoNobel qu’elle acquérait une technologie fiable et performante, soutenue par un grand nom reconnu à l’échelle internationale. Les scanners Panasonic KV-S7075C et Panasonic KV-S2048C sont les deux partenaires techniques idéaux pour une solution DocStor.

LES ATOUTS DE PANASONIC

Lors de l’étape suivante, la mission de numériser en toute sécurité les dossiers d’historique de plus de 2 700 employés d’AkzoNobel a été confiée à la société FileFlatners Limited. Le procédé faisait appel au Panasonic KV-S7065 doté du logiciel Panasonic Image Capture Plus et associé à l’application d’indexation de DocStor. Les résultats sont ensuite reliés directement à une copie du fichier de l’employé d’AkzoNobel afin de fournir un aperçu de la base de données et de valider chaque entrée de l’index.
Les données d’indexation et les images obtenues ont ensuite été transférées de manière sécurisée vers le serveur des ressources humaines pour être importées dans la solution Web eStor de DocStor. De plus, dans le cadre de l’évolution continue des archives eStor de l’entreprise, des documents électroniques, des e-mails et de nouvelles données concernant les employés sont également numérisés et téléchargés par le personnel d’AzkoNobel afin d’améliorer plus encore la performance de l’entreprise et de fournir un accès simple aux dossiers des employés. D’une extrême efficacité, les archives eStor permettent aujourd’hui de gagner du temps et de l’espace de stockage tout en garantissant une solution d’archivage évolutive pour l’équipe des ressources humaines d’AkzoNobel.
Tirant un profit maximal de la technologie de Panasonic et de DocStor, AkzoNobel a déjà ajouté les dossiers de 1 300 employés supplémentaires au système eStor. Gary Winstanley conclut : « Une fois mis en route, les scanners de Panasonic se sont avérés faciles à utiliser et fiables. La résolution des fichiers produits était aussi impressionnante et nous a même permis d’améliorer la qualité de nos vieux fichiers papier décolorés pour retrouver leur qualité d’origine.
« Dans l’ensemble, ce projet a été une véritable réussite et il est à l’origine d’une plateforme sûre, solide et facile d’accès pour plusieurs services autorisés à voir les fichiers de nos employés, partout dans le monde. »