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CHRONOPOST

RÉPONDRE AU BESOIN DE TRANSMISSION RAPIDE DE LA PREUVE DE LIVRAISON.

Un service de qualité nécessitant des processus toujours plus performants

Tôt le matin ou dans la journée, pour une livraison à domicile ou en point de proximité, les offres couvrent l'ensemble des besoins avec fiabilité et sérieux. La promesse de Chronopost est que le bon colis arrive à la bonne personne dans les délais définis, ce qui fait du récépissé de livraison un enjeu crucial.

Pour répondre au besoin de transmission rapide de la preuve de livraison, Chronopost a besoin d’avoir accès à la signature numérisée du destinataire à J+1 et, dans le même temps, doit pouvoir vérifier les feuilles de tournée des chauffeurs. De plus, les documents doivent être de qualité pour une bonne lisibilité et permettre leur impression et conservation en archivage papier selon la réglementation en vigueur.

Pour accélérer le processus, et faire face à ces besoins, la DIPSI de Chronopost (Direction de l’Innovation des Projets & des Systèmes d'Information) décident de se doter d’outils plus performants en renouvelant son parc de scanners. Utilisateur de matériel Panasonic depuis 2008, Chronopost se doit de suivre l’évolution du taux de numérisation avec l’utilisation de scanners ultra rapides. Chronopost a choisi deux modèles Panasonic, le scanner A3 KV-S5055C, privilégié pour les agences à fort traffic, et le modèle A4 KV-S1057C pour les autres sites. 26 scanners KV-S5055C ont déjà été installés et 120 scanners KV-S1057C seront répartis dans les différents sites.

Une solution permettant d'accroitre la productivité

Capable de traiter simultanément de nombreux documents d'épaisseurs et tailles différentes avec une  capacité de numérisation recto verso ultra rapide, le KV-S1057C peut numériser jusqu’à 65 pages par minute.  Doté d'un mécanisme d’alimentation papier permettant d'éviter les problèmes de chargement et de travers des originaux numérisés, le chargeur automatique de documents possède une capacité de 100 pages. Son format compact lui permet aussi d'être installé dans un lieu exigu. Le KV-S5055C est quant à lui un scanner A3 numérisant à 90 pages par minutes et disposant de nombreuses fonctionnalités permettant des gains de productivité important.

En faisant appel à SPIGRAPH, spécialiste de la dématérialisation, et à SCC, tous deux partenaires de Panasonic, Chronopost bénéficie d’une offre matérielle et services complète. « Le package est d’un bon rapport qualité/prix, y compris le contrat de maintenance. » Commente Michel Achain, Assistant Chef de Projets DIPSI, rôle transversal pour toutes les directions de Chronopost.

Une numérisation efficace du reçu qui permet la transmission rapide de la preuve tout en garantissant son accessibilité, sont les objectifs à atteindre.

« Le process de numérisation, de contrôle de tournée, de preuve de numérisation par les opérateurs et d’intégration dans le système GED fonctionne très bien. Il est important que ce process ne soit pas interrompu car cela est très coûteux en termes de productivité. Précédemment, le système en cas de panne était complexe à gérer. Aujourd'hui, grâce au contrat de maintenance mis en oeuvre, le système est fiable et performant. La mise en place du contrat de maintenance a apporté une réelle valeur ajoutée au service que nous proposons. » Ajoute Michel Duserre, DIPSI, en charge du développement des applis de mobilité pour les chauffeurs.

Un résultat à la hauteur des attentes

En moyenne, Chronopost réalise 4 700 tournées par jour pour un volume d'environ 45 000 pages numérisées. En prériode de pic d'activité (en Novembre/Décembre par exemple), le nombre de tournées quotidiennes passe à 8 000 et le volume de numérisation à 60 000 pages. La rapidité d’exécution est donc primordiale. L’autre critère important est la lisibilité et la qualité de la numérisation pour une bonne impression, afin d’éviter que l’opérateur ne mette le document en rejet, ce qui entraine contrôles et vérifications en chaîne.

« Nous sommes satisfaits de ce matériel qui répond à nos critères de productivité et à nos besoins de rapidité et de lisibilité, afin de délivrer un service en continu conforme aux attentes  de nos clients. »